福利姬

I Sverige ansvarar kommunerna f枚r en betydande del av v氓ra samh盲llstj盲nster och st氓r idag inf枚r den sv氓ra utmaningen att erbjuda samh盲llsservice av h枚g kvalitet och samtidigt hush氓lla med sina resurser. Automatisering av 盲rendehantering och annat administrativt arbete med hj盲lp av processautomation, exempelvis Robotic Process Automation (RPA), har i olika sammanhang lyfts fram som n氓got som kan hj盲lpa kommunerna att p氓 sikt reducera ekonomiska kostnader f枚r att, i sin tur, v盲rna v盲lf盲rden. N盲r processautomation fungerar som b盲st har denna typ av teknik potentialen att bidra till att effektivisera och str枚mlinjeforma arbetsfl枚den, minska arbetstoppar och stress f枚r administrativ personal, samt f枚rb盲ttra service och 枚ka kommunens tillg盲nglighet gentemot medborgare.

Syftet med projektet var att studera om och hur potentialen i RPA-tekniken f枚r 盲rendehantering realiserades i praktiken i svenska kommuner med fokus p氓 hur RPA-implementering och anv盲ndning p氓verkar den organisatoriska arbetsmilj枚n. Genom intervjuer med anst盲llda vid fyra kommuner unders枚kte projektet fr氓gor kring vad utveckling av automatiserad 盲rendehantering inneb盲r, vad det har f枚r konsekvenser, samt vilka f枚ruts盲ttningar som kr盲vs f枚r att kunna bed枚ma om, och till vilken grad, en specifik process l盲mpar sig f枚r automatisering.

Projektet fann, bland annat, att nya ansvarsomr氓den uppstod och arbetsroller f枚r盲ndrades, men ocks氓 att arbetsfl枚den effektiviserades och str枚mlinjeformades, att arbetstoppar och stress kunde minskas f枚r handl盲ggare, samt att tillg盲nglighet och service f枚r medborgarna kunde f枚rb盲ttras. Dessa effekter kom inte alltid n枚dv盲ndigtvis fr氓n implementeringen av tekniken i sig, utan kunde vara ett resultat av att kommunen som f枚rberedelse f枚r teknikens introduktion noggrant gick igenom och kartlade sina processer. Vi s氓g ocks氓 att f枚r att en process ska kunna automatiseras kr盲vs att den 盲r tydlig, kan nedtecknas p氓 ett standardiserat och konkret s盲tt, att all n枚dv盲ndig information 盲r strukturerad och tillg盲nglig digitalt, samt att det 盲r juridiskt m枚jligt att hantera den i digital form. F枚r att det ska l枚na sig att automatisera en process 盲r det 盲ven f枚rdelaktigt om processen hanterar stora m盲ngder data eller stora volymer av 盲renden.

Projektet finansierades av AFA F枚rs盲kring som en del i forskningsprogrammet 鈥淒igitaliseringens effekter p氓 arbetsmilj枚n inom kommun- och regionsektorn鈥� och avslutades i december 2023.

Ta del av slutrapporten "" (PDF, 1,1 mb)

Studien tar utgångspunkt i svenska kommuners arbete med att utveckla och införa automatiserade arbetsflöden. Automatisering ses, i detta sammanhang, som ett sätt att åstadkomma flera viktiga värden, såsom ökad effektivitet och kvalitet. Våra forskningsresultat från tidigare projekt indikerar att automation inte nödvändigtvis skapar ett mer effektivt arbete, men kan skapa andra viktiga värden för våra kommuner. Syftet med denna studie är därför att skapa förståelse för vilka värden som realiseras och påverkas i praktiken när svenska kommuner automatiserar arbete, jämfört med de värden som driver på och ligger till grund för sådana initiativ.

Som en del av detta har projektet även som mål att belysa vilka värden som prioriteras, eller potentiellt utesluts, och hur detta i sin tur påverkar de aktörer som på olika sätt berörs av automatiseringsinitiativ. Projektet utgår från intervjuer med medarbetare i olika befattningar inom svenska kommuner.

Studien finansieras av Centrum för Kommunstrategiska Studier (CKS) och bygger vidare på forskningsprojektet “Från blankett till robot? Om automatiserad ärendehantering i svenska kommuner”, vilket genomfördes 2019–2023.