Den fysiska utformningen av arbetsplatsen är viktig. Men många andra faktorer påverkar också arbetsmiljön. Bild: Mikael SönneProblem och möjligheter
”Efter varje lunchrast får jag gå fyra varv runt kontoret för att hitta en arbetsplats. Till slut hamnar jag ändå i en arbetsgrupp som pratar mycket och där jag blir störd.”
Så säger en av de intervjuade i den doktorsavhandling om aktivitetsbaserade kontor som Linda Rolfö vid KTH lägger fram i december. Beskrivningen bekräftar den bild som ofta målas upp av de flexibla kontorslösningar där anställda växlar mellan olika arbetsplatser efter uppgift och ledigt utrymme. Problemen kan vara stora med störande ljud, brist på platser, stress och avsaknad av ett eget utrymme.
Samtidigt ger många anställda – både i Rolfös fallstudier och i andra undersökningar – en positiv bild av de moderna kontorslösningarna.
- I mina undersökningar var man mer nöjd med arbetsmiljön än tidigare, både efter tre och nio månader. Ljudmiljön var bättre än i öppna landskap och många sade sig vara mycket nöjda med den fysiska arbetsmiljön, säger KTH-forskaren när hon talade vid ett Helix-seminarium på LiU.
- Den sammantagna bilden var positiv. Samtidigt vet jag ju att inte minst medierna ofta rapporterar om olika problem.
Linda Rolfö doktorerar vid KTH och har haft handledare från Helix. Bild: Mikael Sönne
Engagemang och planering
I undersökningen var anställda som tidigare suttit i kontorslandskap generellt sett mer positiva än de som haft egna rum. De som ofta sökte information från andra tyckte också att aktivitetsbaserade kontor var bättre än de vars arbetsuppgifter krävde en hög grad av koncentration. Samtidigt var skillnaderna stora både bland olika organisationer.
Linda Rolfö talar om en ”symbios” av olika faktorer som behöver samverka för att aktivitetsbaserade kontor ska fungera bra.
- Det gäller saker som planering, engagemang bland medarbetarna och en ordentlig analys av arbetsuppgifterna. Varför gör vi den här förändringen? Vilka uppgifter är det vi ska utföra? Ju mer delaktiga medarbetarna är, desto mer nöjda blir de också.
- Sen gäller det naturligtvis också att ha tillräckliga ytor så att man verkligen kan flytta runt och hitta arbetsplatser. Och att tysta rum eller avdelningar verkligen upplevs som tysta, säger hon.
Aktivitetsbaserade kontor är i dag den starkaste trenden bland olika kontorslösningar. Bild: Unsplash
Bra med gemensamma regler
Trivseln ökar också om det finns tydliga regler för de flexibla kontoren. Hur många dagar i sträck får man sitta på samma arbetsplats? När måste man plocka undan sina saker från arbetsplatsen? Vid dagens slut kanske är givet, men efter en förmiddag? När man går och fikar? Är sådant inte tydligt uppstår gärna förvirring och i värsta fall missämja.
- Forskningen kan inte slå fast någon kontorslösning är bättre än den andra. Men vi kan säga att om man tänker på dessa faktorer så ökar sannolikheten för fler nöjda medarbetare, säger Linda Rolfö.
En tumregel för aktivitetsbaserade kontor brukar vara att antalet arbetsplatser är 70 procent av antalet anställda, då resten antas vara frånvarande. I KTH-avhandlingen varierar antalet från 60 till 90 procent. Det innebär i praktiken stor skillnad i möjligheten att lätt hitta en lämplig arbetsplats.
Aktivitetsbaserade kontor definierar Linda Rolfö som arbetsplatser där de anställda dels delar på arbetsplatser, dels växlar mellan olika arbetsplatser utifrån uppgifter och egna preferenser. Vanliga motiv för att införa kontorslösningen är bland annat att följa trenden från andra företag, öka samarbetet och minska lokalytorna.
